各研究生培养单位：
根据上级教育主管部门的安排，现将2011届夏季毕业研究生的电子注册的有关工作通知如下：
一、注册流程及要求
在2011年5月30日8:00至2011年6月15日24:00期间，登录教育业务管理平台(www2.gucas.ac.cn )，在“学籍管理”下的“学籍数据维护” 和“学籍批量修改”栏目下完成以下工作：
(一)按照《中国科学院研究生院学历证书注册数据维护字段及要求》(附件1)核对2011届夏季毕业的博士和硕士研究生数据字段，将其中“学生状态”字段标注为“已毕业”或“已结业”。
1.“电子注册”字段统一写为“2011-06-15”。
2.“毕业日期”字段统一填写为“2011-07-01”。
注：已转博学生如不能完成博士论文答辩，通过硕士论文答辩者可申请硕士毕业，并将该生“硕士学籍信息”中的学生状态维护为“已毕业”，“博士学籍信息”中学生状态维护为“已退学”。根据中科院研究生院学位授予工作细则补充规定, 从2011年9月起，已转博学生确属达不到博士研究生培养要求的申请硕士毕业的研究生，在转博二年后方可申请。
(二)“身份证号”等关键字段如有变动，须提供相关材料，由学生处统一进行维护。
1. 对于与招生数据不一致的重要信息（如：姓名、性别、录取类别、年发生变化的生日等），如属于招生过程中产生的错误，应由生源省级招办在录取名册上改正后盖章确认并向教育部学生司报更正内容。
2. 现学籍库生源地为京外的一律不得变更为京内，其他情况可根据实际情况予以维护。
3．入学后更改姓名的，须提供派出所出具的内容包含现用名、曾用名和身份证号的更改证明，或盖有派出所红章的能同时反映出现用名、曾用名和身份证号的户口卡复印件。
4．身份证号有变动的须提供学生户籍所在地公安派出所出具的身份证更改证明（原件），身份证号升位或军官证改身份证的须提供复印件（加盖所研究生部公章）并报《中国科学院研究生院2011届夏季研究生注册信息变更登记表》（附件2），由学生处统一修改。
5．调整学生攻读专业、同地区变更培养单位的，应在答辩前6个月报批学生学籍变动审批表，并附学生成绩单（一次送报10人以上调整攻读专业的可以ARP公文形式报送）。
6. 须仔细核查硕博连读、提前攻博毕业生的学制及入学时间（从2008级开始，硕博连读、提前攻博毕业生上报教育部学制一律为“三年”，入学时间统一为博士入学时间）。
7. 对于超过最长修业年限（硕士研究生超过4年，博士研究生超过6年，硕博连读研究生超过8年）的学生，须及时办理退学手续。
(三)由于从2010年起，各地就业单位（含中科院）严格执行报到必须“三证（毕业证、学位证、报到证）齐全”，否则不予接收的政策，故此次通过了论文答辩，但又不能同时取得毕业证、学位证且拟申报毕业的毕业生，须填写毕业注册申请书（培养单位留存）。
(四)根据教育部及北京市教委的要求，毕业生电子注册数据由我院直接上传到教育部学籍学历信息管理工作平台。按教育部相关规定，截止到各院校确定的毕业日期后，各单位不能对已上报毕业电子注册数据进行撤消。
二、需上报的材料
(一)加盖本单位公章的《中国科学院研究生院2011届夏季毕业研究生学历证书电子注册情况登记表》(附件3)。
(二)2011届夏季毕业生注册数据有变动的，须提供加盖研究生部公章的《中国科学院研究生院2011届夏季研究生注册信息变更登记表》（附件2）。
(三)关键字段变动证明材料。
(四)须先将《中国科学院研究生院2011届夏季毕业研究生学历证书电子注册情况登记表》(附件3)和《中国科学院研究生院2011届夏季研究生注册信息变更登记表》（附件2）的电子版发给学生处以便核对，纸质版及时寄出。
(五) 京外各培养单位还须上报在规定单位采集的毕业生2寸正面免冠蓝底彩色照片，每人一式一张，报送照片要求：
1. 照片样式、大小必须符合教育部规定的格式。
2. 照片背后写清毕业生姓名。
3. 凡是照片背后没涂不干胶的，须将照片裁剪整齐并在照片上下两端粘上1厘米宽的不干胶胶条。
三、说明
(一)电子注册数据通过教育主管部门的审核后，将统一编制学历证书编号，及时向已完成注册工作的2011届夏季毕业研究生发放学历证书。
(二)根据教育主管部门学历证书电子注册有关规定，未进行学历证书电子注册的研究生，不予发放学历证书。
四、联系方式

联系部门：中国科学院研究生院学生处
地 址：北京中关村南一条三号东小楼102室
联 系 人：邱文丰、张彭霞
邮政编码：100190
联系电话：010-62626682、82640406
传 真：010-62626682
电子邮件: roll@gucas.ac.cn

附件：
1. 中国科学院研究生院学历证书注册数据维护字段及要求
2．中国科学院研究生院2011届夏季研究生注册信息变更登记表
3. 中国科学院研究生院2011届夏季毕业研究生学历证书电子注册情况登记表


中国科学院研究生院
二零一一年五月二十五日